Planilha de PPC: as colunas que fazem o número servir

Oito colunas bastam. A planilha de PPC que funciona na obra cabe numa tela e tem duas abas: uma com as tarefas de cada semana e outra que junta as causas. O resto é enfeite.

O erro comum é o oposto. A planilha nasce com o percentual da semana numa célula grande e colorida, e a coluna de causa fica vazia ou escrita de um jeito diferente a cada sexta. Dois meses depois, o número existe e ninguém sabe o que fazer com ele.

Os nomes de tarefa, pavimentos e quantidades deste texto foram inventados para o exemplo. As colunas e as contas servem para qualquer obra que planeje por semana.

A conta vem antes da planilha

Ballard (2000), na tese que descreve o Last Planner System, define o PPC como o número de atividades planejadas que foram concluídas, dividido pelo total de atividades planejadas, em percentual. A mesma tese diz o que o número mede: até que ponto o compromisso do encarregado foi cumprido.

O PPC é o indicador do Last Planner, a parte de planejamento do guia de Lean Construction do portal. Daí sai a regra que a planilha precisa respeitar. A tarefa vale um ou zero. A alvenaria que fechou 80% do pavimento entra como não concluída, porque a equipe seguinte não consegue entrar num pavimento pela metade. Quem quer acompanhar o avanço físico em percentual faz isso em outra planilha, a de medição.

O que significa o número que sai da conta, e qual faixa vale perseguir, está no artigo sobre o percentual do plano concluído. Aqui o assunto é montar a ferramenta.

As oito colunas

A aba principal tem uma linha por tarefa prometida na reunião. As colunas, da esquerda para a direita:

• Semana. O número da semana da obra, ou a data da segunda-feira. É o que permite filtrar e somar depois.
• Tarefa. O que vai ser feito, onde e quanto, escrito de modo que dê para dizer na sexta se terminou. “Alvenaria do 7º, fachada norte” passa. “Adiantar alvenaria” não passa.
• Local. Pavimento ou zona, em campo separado. Ajuda a cruzar com a medição.
• Equipe. Quem prometeu. O nome do encarregado vale mais que o nome do empreiteiro.
• Liberada. Sim ou não, preenchido na hora em que a tarefa entra no plano. A tarefa tinha tudo para começar, do material ao serviço anterior pronto?
• Concluída. Sim ou não, preenchido na reunião seguinte. Sem meio-termo.
• Causa. Uma frase curta, escrita na hora, com o encarregado presente.
• Categoria. Escolhida numa lista fechada. É a coluna que vai ser somada.

A coluna Liberada é a que mais falta nas planilhas que circulam por aí. Ela separa a tarefa que falhou na execução da tarefa que já entrou no plano sem condição de sair.

Um exemplo de semana

A tabela abaixo é uma semana ilustrativa de uma torre em fase de vedação e instalações. Dez tarefas prometidas, sete concluídas.

Tarefa	Local	Equipe	Liberada	Concluída	Causa	Categoria
Alvenaria interna	6º	Alvenaria	Sim	Sim
Alvenaria da fachada norte	7º	Alvenaria	Sim	Não	Bloco entregue na quarta à tarde	Materiais
Eletrodutos embutidos	5º	Elétrica	Sim	Sim
Prumada de água fria	4º e 5º	Hidráulica	Sim	Sim
Reboco interno	3º	Reboco	Sim	Não	Metade da equipe foi para o 2º	Mão de obra
Contrapiso	2º	Contrapiso	Sim	Sim
Forro de gesso	1º	Gesso	Não	Não	Revisão do projeto de forro não chegou	Projeto
Impermeabilização dos banheiros	3º	Impermeabilização	Sim	Sim
Contramarcos	1º	Esquadrias	Sim	Sim
Retirada de entulho	1º ao 4º	Apoio	Sim	Sim

O PPC da semana é 7 dividido por 10, ou 70%.

A linha do forro mostra por que a coluna Liberada existe. A tarefa entrou no plano sem o projeto revisado. A falha estava no plano montado na reunião, e não na equipe de gesso.

As contas, em palavras

Nenhuma das contas pede fórmula complicada. Descritas em palavras:

• PPC da semana. Conte as linhas da semana com “Sim” na coluna Concluída e divida pelo total de linhas da semana. No Excel em português, a contagem com condição é feita pela função CONT.SE.
• Tarefas que entraram sem liberação. Conte as linhas da semana com “Não” na coluna Liberada. Esse número, acompanhado ao longo do tempo, mede o filtro do lookahead.
• Causas por categoria. Na segunda aba, conte quantas vezes cada categoria aparece nas últimas quatro semanas. Uma tabela dinâmica resolve, e uma contagem com condição por categoria também.
• Média de quatro semanas. Some as tarefas concluídas nas últimas quatro semanas e divida pela soma das tarefas programadas no mesmo período.

A última conta merece explicação. Na tese, Ballard (2000) mostra a tabela de PPC de um dos casos, uma empresa de fachada e cobertura, com quatro linhas por semana: PPC, média móvel de quatro semanas, atividades programadas e atividades concluídas. Os números da média dessa tabela batem com a soma das concluídas dividida pela soma das programadas nas quatro semanas. Na semana 4, por exemplo, são 22 tarefas concluídas de 34 programadas, ou 65%, enquanto a média simples dos quatro percentuais daria 62,5%.

A diferença existe porque a soma dá mais peso à semana que teve mais tarefas. Em obra com plano de tamanho muito variável, as duas contas se afastam, e a soma conta melhor o que aconteceu.

A aba das causas

A lista fechada de categorias pode seguir a que a pesquisa brasileira usa. Moura e Formoso (2009) agruparam as causas de não conclusão em oito categorias, tiradas de Bortolazza: mão de obra, materiais, equipamentos, projeto, planejamento, interferência do cliente, problemas meteorológicos e fornecedores. Nas 75 obras que analisaram, mão de obra e planejamento foram as duas mais frequentes.

Com oito categorias fixas, dá para comparar uma semana com outra e uma obra com outra. Com texto livre, “faltou bloco” e “bloco atrasou” viram duas causas diferentes na contagem.

A frase da coluna Causa continua importante, porque a categoria sozinha é rasa demais para agir. “Materiais” diz pouco. “Bloco entregue na quarta à tarde” já aponta para o pedido. Para descer até a causa que tem dono, o roteiro para investigar o PPC baixo usa os cinco porquês.

Um cuidado: a categoria mão de obra tende a crescer quando a lista é preenchida com pressa. A tarefa que não cabia na semana da equipe também acaba anotada ali. Para separar uma coisa da outra, vale ler antes de culpar a equipe pelo PPC abaixo de 60%.

O gráfico que vai para o quadro

Seis semanas ilustrativas, já com a média de quatro semanas calculada pela soma:

Semana	Programadas	Concluídas	PPC	Média de 4 semanas
1	12	8	67%
2	10	7	70%
3	14	9	64%
4	10	7	70%	67%
5	11	8	73%	69%
6	9	7	78%	70%

O gráfico de linha com o PPC semanal e a média, lado a lado, já resolve. A semana ruim isolada pesa menos, e a direção aparece sem conta.

Ballard e Howell (2003) recomendam olhar mais para a direção e a velocidade da mudança do PPC do que para o valor absoluto. O exemplo deles: uma equipe mede 60% na primeira vez, outra mede 30%, e isso quer dizer pouco. O que importa é a rapidez com que cada uma aprende a planejar melhor.

Por isso a coluna Programadas fica no gráfico. Um PPC que sobe enquanto o plano encolhe pode ser a equipe prometendo menos para errar menos.

Onde a planilha costuma quebrar

Quatro hábitos derrubam a planilha mais depressa que qualquer fórmula errada.

O primeiro é copiar a aba da semana anterior para montar a nova. As causas antigas vêm junto, e basta alguém esquecer de apagar para a contagem dobrar. Uma aba única, com a coluna Semana, evita isso.

O segundo é preencher a causa depois da reunião, de memória. Causa anotada na segunda-feira seguinte vira palpite.

O terceiro é deixar o plano entrar na reunião já pronto. A pauta que põe o encarregado para prometer a própria tarefa está em a reunião de sexta em quarenta minutos.

O quarto é mudar a régua no meio do caminho. Passar a contar como concluída a tarefa que ficou em 90% faz o número subir na hora e quebra a comparação com as semanas anteriores.

Para uma obra só, com um engenheiro dedicado, a planilha dá conta por muito tempo. Quando a construtora passa a ter várias obras e cada uma escreve as causas de um jeito, a consolidação começa a tomar a sexta-feira inteira. A resposta curta sobre esse limite está em planilha resolve ou preciso de software, e o que pedir de um software de Lean Construction em cada nível do sistema tem artigo próprio.

A planilha que mostra só o percentual mede a obra. A que guarda as causas ensina a planejar a próxima semana.