O que olhar antes de escolher um software de obra

Qual é o melhor software de obra? A pergunta tem resposta, mas ela depende de outra: melhor para responder o quê?

Uma obra vertical em andamento precisa de algumas respostas toda semana. Onde cada equipe vai estar daqui a um mês. O que precisa estar resolvido para a frente de serviço não parar. Quanto do que foi combinado na semana passada saiu de fato. Quanto foi feito em cada pavimento, medido por alguém que subiu lá.

Um software serve para a obra se responde a essas perguntas com menos digitação do que o arranjo que a equipe já usa. Para quase todo engenheiro de planejamento, esse arranjo é conhecido: o cronograma no Microsoft Project e o resto em planilha. É contra ele que cada critério abaixo deve ser medido.

A linha de balanço tem que sair do cronograma

A linha de balanço mostra cada serviço como uma linha que sobe pavimento a pavimento. Quando duas linhas se cruzam, duas equipes vão disputar o mesmo andar. Mendes Júnior e Heineck (1998) descrevem a técnica como muito adequada a obras repetitivas, como edifícios residenciais, e observam que ela não ganhou popularidade duradoura principalmente por causa da oferta ampla de software comercial de caminho crítico.

Na demonstração, pergunte de onde vem a linha. Se o sistema monta o gráfico a partir das tarefas e ligações que você já tem, ela acompanha o cronograma. Se alguém precisa redesenhar a obra numa tela nova, cada replanejamento vira retrabalho.

Pergunte também se o gráfico mostra o planejado e o medido juntos. Com as duas linhas na mesma tela, dá para ver em que pavimento cada equipe atrasou.

O lookahead precisa de dono para cada restrição

Ballard (2000), na tese que descreve o Last Planner System, apresenta o lookahead como uma janela de 3 a 12 semanas. As tarefas entram nessa janela seis semanas antes da execução e só seguem para o plano semanal quando as restrições foram removidas. Ele avisa que o lookahead não é um simples recorte do cronograma mestre: as atividades são quebradas em pacotes menores ao entrar na janela.

O que interessa num software é a lista de restrições. Cada uma precisa ter um responsável e uma data. Projeto sem liberação, material sem pedido, equipe não contratada e frente ainda ocupada são tipos diferentes, e o sistema deveria aceitar todos eles.

Faça duas perguntas ao fornecedor. Onde aparece a restrição vencida? O que acontece com a tarefa que depende dela? Se a resposta for “a tarefa fica lá, vermelha”, a decisão de adiar continua na cabeça de alguém.

O PPC precisa vir com a causa

O PPC, percentual do planejado concluído, conta quantas tarefas prometidas na semana foram terminadas. Ballard (2000) associa o indicador ao registro das razões de não cumprimento desde o início do método. O número sozinho diz que algo deu errado. A causa diz onde mexer.

Moura e Formoso (2009) analisaram dados de 119 obras brasileiras e classificaram as causas de não conclusão em oito categorias, de mão de obra a fornecedores. Uma ferramenta séria deixa a obra fazer o mesmo: marcar a tarefa como não cumprida, escolher a causa numa lista e ver, depois de dois meses, quais causas se repetem.

Peça para ver esse acumulado na demonstração. Se a obra hoje usa planilha, confira o que acontece com as causas quando alguém copia a aba da semana para montar o plano novo.

O app de campo tem que funcionar no subsolo

Medição em campo é a parte que mais depende de gente que não usa computador. O encarregado mede pelo celular dele, no meio do serviço, muitas vezes sem sinal.

Na demonstração, peça para colocar o celular em modo avião e registrar uma medição. Veja se a foto fica presa ao serviço e ao pavimento ou se vira mais uma imagem solta na galeria. Pergunte em quais celulares o app roda. Obra com equipe de empreiteiro tem de tudo no bolso.

O MS Project fica ou sai

Aqui os sistemas se dividem em dois caminhos. No primeiro, você importa o arquivo .mpp uma vez e, daí em diante, o cronograma vive no software novo. No segundo, o .mpp continua sendo o plano oficial, e a ferramenta lê dele e devolve o que foi medido.

Os dois caminhos funcionam. O problema aparece quando a obra escolhe o primeiro sem perceber. O cliente pede o cronograma atualizado em Project, o planejador mexe no .mpp, e o software novo fica com uma versão antiga. Em um mês há dois cronogramas, e ninguém sabe qual vale.

Pergunte o que acontece quando o .mpp muda depois da importação. Se reimportar apaga a medição de campo, você já sabe qual dos dois vai ser abandonado.

O modelo de preço antes do número

Software de obra costuma cobrar por usuário, por obra ou por faixa de tamanho da empresa. Cada modelo pesa de um jeito. Cobrança por usuário encarece justamente quem deveria estar no app, o encarregado e o mestre. Cobrança por obra depende do que conta como obra ativa e do que acontece com a obra concluída.

Pergunte se o preço está publicado. Pergunte também se há taxa de implantação, contrato mínimo e limite de armazenamento de fotos. Peça as respostas por escrito, junto com a proposta.

Porte e suporte decidem o segundo ano

Ferramenta pensada para reforma e obra pequena pode não aguentar uma carteira com dez obras e um ERP. Ferramenta pensada para construtora grande pode pedir uma implantação que a obra de 12 pavimentos não tem tempo de fazer. Pergunte que tipo de obra os clientes atuais tocam e com quais sistemas a ferramenta conversa.

Suporte em português pesa na sexta-feira em que o PPC não fecha e alguém precisa de resposta no mesmo dia. Antes de conversar com o vendedor, procure uma central de ajuda pública, com artigos de uso. A quantidade de artigos dá uma ideia de quanto o fornecedor documenta para quem já é cliente.

O teste que mais revela

Leve um .mpp de uma obra sua, de preferência uma em andamento, e peça ao fornecedor para usar esse arquivo na demonstração. Em uma hora dá para conferir os quatro critérios que mais dependem do seu arquivo:

1. A linha de balanço sai do arquivo sem redesenho.
2. Uma restrição ganha responsável e data.
3. Uma tarefa não cumprida pede causa.
4. Uma medição feita em modo avião chega ao sistema quando o sinal volta.

A obra de exemplo do fornecedor sempre funciona. Foi montada para isso.